En ce début d'année, les organismes sportifs communautaires peuvent choisir de lancer un nouveau plan stratégique ou de revoir celui de l'année précédente. Selon BDC, la planification stratégique définit l'identité de votre organisme et énumère les actions concrètes à entreprendre pour atteindre vos objectifs (Voir plus iciCe type d'activité de planification peut contribuer à unifier votre équipe et à fournir une vision partagée aux décideurs.
Le plan stratégique de chaque organisation peut varier légèrement en fonction de sa taille et de son modèle opérationnel. Pour les petites organisations, il peut tenir sur une seule page ; pour les organisations comptant de nombreux programmes et/ou membres, il peut s'étendre sur plusieurs pages.
En 2021, Conseil du sport d'Ottawa a travaillé avec un chef d'entreprise local Julien Leblanc, cofondateur de Blueprint Amérique du Nord, pour lancer le programme Rebound, une série d'ateliers de planification stratégique a été organisée. Ces ateliers virtuels permettaient aux participants de repartir avec un plan détaillé à la fin de chaque journée. La version condensée de l'atelier est disponible ici : ici.
De nombreuses organisations choisissent d'organiser une séance de travail, ou une retraite (en présentiel ou en ligne), afin d'élaborer leur plan stratégique avec les principaux décideurs. Si votre organisation opte pour une séance de travail stratégique, consultez… cet article D'après le plan directeur NA. Vous pouvez commencer par vous poser, ainsi qu'aux autres décideurs clés de votre organisation, quelques questions importantes, notamment :
- Quelle est notre ambition de victoire ?
- Où allons-nous jouer ?
- Comment allons-nous gagner ?
- Quelles sont les capacités qui doivent être mises en place ?
- Quels systèmes de gestion sont nécessaires ?
(Questions tirées du livre de l'ancien PDG de Procter & Gamble, AG Lafley, et de Roger L. Martin intitulé “ Jouer pour gagner : comment la stratégie fonctionne vraiment ” (voir ici).)
La règle des 70/20/10 est un élément important du processus de planification stratégique. Cette règle divise le travail d'une organisation en trois catégories :
- 70% des activités de l'organisation devraient relever de son cœur de métier
- 20% du travail de l'organisation devrait porter sur de nouveaux développements (innovation adjacente)
- 10% du travail de l'organisation devrait porter sur des idées nouvelles et audacieuses (innovation transformatrice).
Lors de l'atelier Rebound de 2021, nous avons examiné un processus en quatre étapes pour la planification stratégique.
- Tenez-vous dans l'avenir – la vision compte !
- Analyse – que pourrait-il se passer ?
- Priorisation – à quoi dites-vous oui ?
- Communication et responsabilisation – mobiliser les troupes !
Tenez-vous dans le futur – La vision compte !
L'énoncé de vision est généralement défini comme le “ pourquoi ” de l'organisation – une déclaration qui proclame sa raison d'être et son objectif principal. Il sert de cri de ralliement à l'organisation et lui fournit un but commun.
Lors de l'atelier Rebound, les participants ont réalisé un exercice consistant à dessiner des images représentant la vision qu'ils souhaitaient pour leur organisation dans cinq ans. Après avoir pris du recul pour observer ces dessins, ils ont sélectionné des mots-clés et élaboré leur énoncé de vision. Ce processus a permis aux participants de développer une riche capacité de visualisation.
Analyse – Passer du “ ce qui est ” au “ ce qui pourrait être ”.
Cette étape du processus consiste à définir les objectifs de haut niveau de l'organisation pour toute la durée du cycle de planification stratégique (qui peut aller de 2 à 5 ans). Voici quelques éléments à prendre en compte pour évaluer la situation actuelle et les perspectives d'avenir :
- Tenez compte de l'expérience utilisateur. En cherchant à comprendre votre organisation du point de vue de vos participants, bénévoles, employés, etc., vous constaterez peut-être que vos intentions diffèrent des résultats obtenus. Vous pourrez alors vous demander si l'expérience utilisateur proposée est conforme à votre vision, si elle est accueillante pour tous et si elle répond aux besoins des participants.
- Une analyse SWOT La planification stratégique traditionnelle consiste à réaliser une analyse SWOT afin d'identifier vos forces, vos faiblesses, vos opportunités et vos menaces. Une analyse SWOT doit toujours déboucher sur des actions concrètes. Si vous identifiez une faiblesse, demandez-vous : “ Ce qui signifie que je dois… ”.
Priorisation – À quoi dites-vous oui ?
Aucune organisation n'a la capacité de dire “ oui ” à tout ce qu'elle souhaite faire. Il est important, lorsque vous dites “ oui ” à quelque chose, de prendre conscience que vous dites “ non ” à autre chose. Cet exercice est influencé par votre énoncé de vision, ainsi que par votre application de la règle des 70/20/10.
Julien a présenté la matrice de Boston aux participants de l'atelier. Cette matrice repose sur deux dimensions : la première concerne la facilité/le faible coût ou la difficulté/les ressources importantes nécessaires à l'objectif ; la seconde, son ampleur. Cette matrice peut aider votre organisation à déterminer quelles activités ont un impact significatif et lesquelles sont des pertes de temps.Voir plus ici).
Communication et responsabilisation – Mobilisez les troupes !
La dernière étape du processus consiste à s'assurer que les participants comprennent le plan et leurs responsabilités pour garantir la réalisation des objectifs. Julien recommande la méthode OKR (Voir plus ici) qui comporte trois couches :
- Objectifs : Où devons-nous aller ? Quel est le but ?
- Résultats clés : Comment saurons-nous que nous y parvenons ?
- Initiatives : Quelles tâches allons-nous accomplir pour y parvenir ? Comment allons-nous utiliser notre temps ?
La méthode OKR a été une source d'inspiration pour beaucoup, y compris pour Club d'athlétisme des Lions d'Ottawa qui a utilisé la méthode OKR pour réaliser des progrès significatifs dans la réalisation de ses objectifs organisationnels.
La planification stratégique est une étape cruciale pour toutes les organisations sportives communautaires, quelle que soit leur taille. Il ne s'agit pas d'élaborer un plan parfait en un jour, mais plutôt de définir les bonnes intentions afin de construire une vision et un objectif communs pour votre équipe.
Si vous avez des questions, veuillez contact le Conseil des sports d'Ottawa.
